MS PowerPoint Kurztipps

Das Verschieben von Objekte in kleinen Schritten in Powerpoint, auch Präzisionsausrichtung genannt, kann Ihren Folien den letzten Schliff geben.

Verhindern Sie zuerst, dass Objekte am Raster, ein unsichtbares Gitternetz zur Objektpositionierung, ausgerichtet werden. Wählen Sie Ansicht->Raster und Führungslinien und entfernen Sie das Häckchen bei “Objekte am Raster ausrichten”.

Einer freien Positionierung Ihrer Objekte steht jetzt nichts mehr im Weg. Makieren Sie ein Objekt und verschieben Sie es pixelweise mit den Pfeiltasten in jede Richtung. Wenn Sie dabei die Strg-Taste gedrückt halten, wird Ihr Objekt pixelweise und damit auf einem sehr feinen Raster bewegt.

Selbe Option steht Ihnen auch in der Zeichnungs-Symbolleiste unter Präzisionsausrichtung zur Verfügung, allerdings hier etwas umständlicher.

Einen Tipp noch zum Schluß. Die Pixelgröße ist von dem Zoomfaktor abhängig.  Ein höherer Zoomfaktor bietet die Möglichkeit eine höhere Präzision bei der Positionierung zu erreichen. Zum Zoomen halten Sie die Strg-Taste gedrückt und bewegen Sie Ihr Mausrad.

Beim Druck längerer Manusskripte oder Präsentationen kann man den Papier- und Tinten-/ Toneraufwand erheblich reduzieren, wenn man mehr als eine Folie auf eine Seite druckt. Dazu reichen wenige Klicks aus. Öffnen Sie den Druckdialog und wählen Sie nun unter “Drucken” Handzettel aus. Direkt neben diesem Auswahlmenü können Sie nun einstellen wieviele Folien auf eine Seite sollen. Auf diese Art erhalten Sie auch sämtliche Vortragsnotizen unter den jeweiligen Folien gedruckt.

Wenn man einen Vortrag mit Powerpoint hält, nutzt man sehr oft seinen Laptop und einen Beamer. Hier bietet Powerpoint mit der Präsentatinsansicht für zwei Bildschirme dem Vortragenden eine große Hilfe.

Wir müssen jedoch noch etwas Vorarbeit leisten. Wir müssen unserem Windows zuerst erklären wie wir mehr als einen Monitor (in unserem Fall Monitor und Beamer) nutzen. Dazu gehen wir in die Eigenschaften von Anzeige (Desktop->Rechtsklick->Eigenschaften/ Anpassen). Unter Einstellungen können wir nun unseren Desktop auf den zweiten Monitor erweitern. Anschließend legen wir fest welches Anzeigegerät der primäre Monitor sein soll. Der Monitor des Laptops kann der Primäre bleiben, da wir alles weitere in Powerpoint konfigurieren können.

In Powerpoint öffnen wir Bildschirmpräsentation->Bildschirmpräsentation einrichten. Wichtig ist es nun das Häckchen für die Präsentationsansicht zu aktivieren und die Anzeige der Präsentation auf unseren Beamer (den zweiten Monitor) zu legen. Bei Vorführung Ihrer Folien können Sie nun auf Ihrem Laptopmonitor bequem die Zeit, Ihre Notizen und eine Übersicht betrachten, während Ihr Publikum die aktuelle Folie immer in voller Bilschirmgröße wie gewohnt angezeigt bekommt.

Notizen können Sie übrigens unter Ansicht->Notizseite eingeben. Sehen Sie sich in untenstehendem Bild ein kleines Beispiel an. Links ist mein Monitor, rechts sehen Sie das Bild des Beamers.

Die Wahl des Hintergrunds in Powerpoint ist ein wichtiges Thema. Ein zu bunter oder greller Hintergrund kann schnell die Aufmerksamtkeit des Publikums ablenken. Deshalb empfehle ich generell nur einen dezenten Hintergrund und diesen auch für die gesamte Präsentation beizubehalten. Allerdings kann es dennoch notwendig sein den Hintergrund zu wechseln. Eine Möglichkeit besteht in der Benutzung des Folienmasters.

Oft ist es übertrieben einen neuen Folienmaster zu entwickeln, wenn man nur für ein oder zwei Folien ein anderes Hintergrundbild möchte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Hintergrund der Folie, deren Hintergrundbild Sie zu ändern beabsichtigen. Wählen Sie die Option Hintergrund und suchen Sie sich etwas Ihren Vorstellungen entsprechend aus. Mit einem Klick auf “Übernehmen” weisen Sie den Hintergrund der aktuellen Folie zu. Mit einem Klick auf “Für alle übernehmen” weisen Sie gewählten Hintergrund allen Folien zu.

Die Masteransicht in Powerpoint

Nachdem inzwischen sehr viele unserer Nutzer diesen Artikel lesen, oder uns über diesen Artikel in Google finden, habe ich beschlossen das Thema Folienmaster und Masteransicht in Powerpoint doch noch etwas ausführlicher zu behandeln. Falls Ihnen noch etwas einfällt das Sie wissen möchten, oder wir vergessen haben zu erwähnen, laden wir Sie ein unsere Kommentarfunktion zu nutzen oder uns eine kurze Email zu schreiben.

Ein mächtiges Werkzeug

Die Masteransicht ist ein sehr mächtiges Werkzeug zur Gestaltung Ihrer Powerpoint Präsentation.

Jede Präsentation enthält mindestens einen Folienmaster, eine überordnete Folie, die Informationen über Design und Layout Ihrer Folien enthält.

Sicherlich kennen Sie das Foliendesign in Powerpoint (Ansicht->Symbolleisten->Aufgabenbereiche->Foliendesign). Genau dieses werden wir jetzt Ihren Wünschen anpassen. Wechseln Sie in die Masteransicht: Ansicht->Master->Folienmaster. Es wird erstmal nur eine Folie in der Ansicht erscheinen, insbesondere da wir noch kein Design gewählt, oder erstellt haben. Dies ist der Folienmaster, ihm können wir weitere Layouts zuordnen.

Wählen wir nun ein Design aus den Vorlagen, oder Erstellen wir selbst eines. Im Bild haben wir uns für unser Cooperate Design entschieden. Nun wollen wir zu unserer Masterfolie auch noch den passenden Titelmaster. Diesen bekommen wir durch einen Klick auf die Symbolleiste der Masteransicht (siehe nächste Abbildung). Hier können Sie einen neuen Master anlegen, den Master umbenennen oder einem Master eine Titelfolie hinzufügen.Es ist auch zu erkennen (linker Rand, zwischen den Folien), das Folie 2 mit dem Master verbunden ist. Alle so verbundene Folien besitzen zwar ein unterschiedliches Design, behalten aber wesentliche Dinge, wie Farbschema, Schriftart und Effekte bei. Selbstverständlich können Sie auch noch einen weiteren Folienmaster anlegen und dadurch mehrere Layouts in einer Präsentation verwenden. Ihrer Kreativität sind hier kaum Grenzen gesetzt.

Selbstverständlich können Sie diese Datei nun auch als Vorlage speichern und in weiteren Präsentationen verwenden.

Das Layout auswählen

Mittels eines Rechtsklicks auf eine Folie im Folienmaster haben Sie die Möglichkeit das Foliendesign und den Hintergrund der Masterfolie auszuwählen, sollten Sie auf eine von Office bereits mitgelieferte Lösung zurückgreifen wollen. Der Menüpunkt zum Festlegen einer Animation beim Folienübergang werden Sie nach dem Rechtsklick wahrscheinlich auch schon gestolpert sein.

Nichts mehr selbst machen

MS Office bietet sehr viele Möglichkeiten des Autotextes. Das heißt, das Dinge wie Foliennummer, Uhrzeit oder Datum automatisch eingefügt werden. Nutzen Sie dafür unter Ansicht->Kopf und Fußzeile die bereits fertigen Eingabefelder. Diese können Sie so auch im Folienmaster übernehmen. Denkbar wäre damit immer die aktuelle Foliennummer in der Fußzeile, den Verfasser mit Erstelldatum in der Kopfzeile.

Notizen und Handzettel

Bleiben wir im Menüpunkt Ansicht. Hier findet sich nämlich nicht nur der Folienmaster, sondern auch der Notizen und Handzettelmaster. Zwei Funktionen, welche Sie unbedingt ausprobieren sollten.

Notizen erscheinen zum einen in der Präsentationsansicht (zwei Bildschirme: z.B. Beamer und Laptop) und sind auch auf einem Ausdruck zu sehen (wählen Sie dafür unter Drucken: Drucken->Notizseiten aus). Mit Hilfe des Notizenmasters können Sie diesen Ausdruck Ihren Vorstellungen entsprechend anpassen.

Ebenfalls kann aus einer Präsentation auch ein Handzettel erstellt werden. Der Ausdruck der Handzettel kann auch wie die Notizseiten eingestellt werden. Im Handzettelmaster müssen Sie jedoch vorher festlegen wie Sie die Handzettel gestalten möchten.

Übrigens: Unter Datei->Seite einrichten wird Ihnen die Möglichkeit geboten Notizen und Handzettel im Querformat auszugeben. Dies kann eine sehr angenehme Abwechslung darstellen.