MS Word Kurztipps

Um ein Dokument mit Kopf- oder Fußzeilen in Microsoft Word übersichtlicher zu gestalten, bietet ich die Möglichkeit mittels einer Trennlinie im Seitenkopf oder -fuß den Inhalt zu strukturieren.

Einfach unter Ansicht wie gewohnt Kopf- und Fußzeile aufrufen und nun unter Format Rahmen und Schattierung auswählen. Nun erhalten Sie viele Möglichkeiten den Rahmen der Kopf- und Fußzeilen anzupassen. Wählen Sie die Linienart aus (solide, getrichelt, etc.) und entscheiden Sie an welchen der vier Seiten Sie erscheinen durch soll, Auswahl im Vorschaufenster (links).

Sollen solche Trennlinien nicht über den ganzen Absatz laufen, können Sie auf jeder gewünschten Seite mit dem Zeichentool (Ansicht->Symbolleisten->Zeichnen) eine Linie zeichnen. Außerdem gibt es die Möglichkeit den Einzug, rechts und links, mit dem Lineal zu ändern um Ihrem Text die gewünschte Struktur zu geben.

Um in Word ein mehrspaltiges Layout zu erreichen sind nur wenige Handgriffe notwendig. Gehen Sie unter Format auf Spalten und schon können Sie auswählen, wie viele Spalten Sie möchten. Sicherlich macht es selten Sinn, ein mehrspaltiges Layout für eine wissenschaftliche Arbeit oder einen Brief zu verwenden, allerdings kann es ein schönen und nützliches Mittel zur Strukturierung bieten (z.B. bei Aufzählungen) und auch bei privaten Niederschriften wie einem Tagebuch amüsante Abwechslung schaffen.

Wir stehen oft vor der Aufgabe einen Brief mit einem einfachen Standardtext an viele Empfänger zu verfassen. Sei es nun die Einladung zu einem besonderen Event oder ein Informationsbrief an unsere Kunden. Word bietet hierzu die Möglichkeit des Seriendrucks.

Damit auch Sie diese Funktion nutzen können, finden Sie hier eine übersichtliche Aufbereitung der wichtigsten Aspekte.

Beginnen wir mit einer einfachen Datenquelle. Word kann Daten aus nahezu allem importieren, jedoch beschränken wir uns auf Excel um nicht gleich die Übersicht zu verlieren. Öffnen Sie das Programm und legen Sie eine kleine Testliste an.Wie in unserem Fall, soll die Testliste noch nicht viele Daten beinhalten, sondern nur dem Verständnis dienen. Öffnen Sie nun Word. Unter “Ansicht->Symbolleisten” aktivieren Sie die Symbolleiste “Seriendruck”. Die in der Abbildung beschrifteten Icons sind die einzigen die Sie jetzt nutzen können, und damit auch die wichtigsten. Klicken Sie auf das Hauptdokument-Setup und wählen Sie als Dokumenttyp “Briefe”. Jetzt wollen wir Word unsere Adressen bekannt machen. Dazu klicken Sie auf das zweite Icon “Datenquellen”. In dem sich öffnenden Fenster navigieren Sie wie gewohnt zu Ihrer Excel Arbeitsmappe und wählen diese aus.Lassen Sie sich von erscheinendem Fenster nicht irritieren sondern wählen Sie die erste Tabelle aus und klicken Sie “OK”. Sie sehen, dass Ihnen jetzt alle Elemente der Seriendruck-Symbolleiste zur Verfügung stehen.

Beginnen wir nun unseren Brief zu schreiben. Setzen Sie den Cursor an den Anfang des Dokuments (oder an die Stelle, an der die Anschrift stehen soll). Das vierte Icon der Symbolleiste “Adressblock einfügen” ist die einfachste Möglichkeit. Suchen Sie sich ein Format aus, welches Ihnen zusagt. Wichtig ist jetzt vor allem die korrekte Zuordnung der Felder unseres Datensatzes in dem Adressblock. Klicken Sie hierzu auf “Felder wählen…”. Die nächste Abbildung wird verdeutlichen was zu tun ist. Links stehen die Felder, wie Sie von Word vorgegeben werden. Rechts stehen die Felder aus Ihrem Excel Dokument. Nutzen Sie die Dropdown Boxen um eine passende Zuordnung zu finden. Wenn alles eingestellt ist, klicken Sie zweimal “OK” und verlassen Sie damit das Adressblock Menü. Es sollte nun folgender Ausruck in Ihrem Dokument erscheinen: “<<Adresse>>”.

Testen wir nun unseren Seriendruck zum ersten mal. Ganz am Ende der Symbolleiste gibt es ein Element “Seriendruck in ein neues Dokument”. Probieren Sie es aus. Es öffnet sich ein Word Dokument mit zwei Seiten: auf jeder Seite steht je ein Adressblock mit einer der beiden Adressen aus unserer Excel Arbeitsmappe.

Jetzt wissen Sie schon einiges um komfortabel viele Briefe erstellen zu können. Ich möchte Ihnen dennoch weitere Möglichkeiten vorstellen Ihre Seriendrucke zu verfeinern. Kehren Sie zu Ihrem Ausgangsdokument zurück. Wir wollen nun eine Begrüßungsformel einfügen, dazu muss Word unterscheiden, ob wir in der Anrede “Herr” oder “Frau” angeben haben (selbstverständlich sind noch weitere Optionen denkbar) . Hierzu nutzen wir ein Bedingungsfeld (öffnen Sie gleichnamiges Icon in der Symbolleiste).  Wählen Sie das “Wenn…Dann…Sonst” Feld. In obiger Abbildung sehen Sie welche Einstellungen Sie jetzt wählen könnten um eine geschlechtsspezifische Anrede zu bekommen. In Ihrem Dokument wird nun unser Text erscheinen: “Sehr geehrter Herr”. Natürlich fehlt noch etwas Essentielles; der Name des Empfängers. Setzen Sie den Cursor hinter die Grußformel und suchen Sie das Icon “Seriendruckfeld einfügen”. Wählen Sie den Namen aus.Ihr Dokument sollte nun wie folgt aussehen (mit einem kleinen Textabschnitt):

Sie sehen wieder die Klammerung mit “<<>>” des Feldes. Wenn Sie nun Ihren Seriendruck anzeigen hat jeder Brief die richtige Grußformel. Die “Wenn…Dann…Sonst…” Felder sind auch für den Genus anderer Wörter im Text sehr hilfreich. Probieren Sie einfach aus.

Tipp: Erstellen Sie sich eine Briefvorlage, in die Sie dann nur noch eine Datenquelle einfügen müssen. So haben Ihre Briefe immer sofort eine schöne Formatierung mit Ihrem Briefkopf und Sie haben weniger Arbeit.

Selbstverständlich können Sie als Datenquelle auch Ihr Outlook oder Windows Adressbuch angeben.

Der Name des aktuellen Kapitels in der Kopfzeile sieht nicht nur sehr professionell aus, sondern schafft auch Übersichtlichkeit, vorallem bei längeren Texten oder Abhandlungen.

Dies zu erreichen ist einfacher als zuerst scheinen mag. Nehmen wir an, sie haben die Kapitelüberschriften mittels Formatvorlagen formatiert. Öffnen Sie die Kopfzeile (Fußzeile handhaben Sie analog) unter “Ansicht->Kopf- und Fußzeile”. Der Cursor sollte jetzt am Anfang der Kopfzeile stehen. Suchen Sie “Einfügen->Feld”. Wählen Sie in der Kategorie “Alle” den Feldnamen “StyleRef”, und anschließend die für die Kapitelüberschrift verwendete Formatvorlage.

In nebenstehender Abbildung haben Sie einen Überblick, über die notwendigen Einstellungen (anklicken zum Vergrößern).

Beim Hinzufügen, Ändern oder Löschen von Kapiteln werden diese “StyleRef” (Referenz auf die Formatvorlage) automatisch aktualisiert.

Tipp: Um auf der ersten Seite, die z.B. den Titel und das Inhaltsverzeichnis enthält, auf die Kopfzeile zu verzichten navigieren Sie zu: “Datei->Seite einrichten->Layout->Kopf und Fußzeilen->Erste Seite anders”. Dadurch können Sie auf Seite eins einen anderen Kopf erstellen, oder ganz auf eine Kopfzeile verzichten.

Abbildungen dienen in Dokumenten der Illustration und Vertiefung. Dabei ist es wichtig den Überblick zu behalten. Dazu lassen sich Abbildungen kategorisieren und beschriften.

Gehen wir davon aus, dass Sie bereits Ihre Abbildung an gewünschter Stelle eingefügt haben.

Mit einem Rechtsklick auf die Abbildung und Auswahl von “Beschriftung” öffnen Sie den notwendigen Dialog. Über Bezeichnung, können Sie die Abbildung Kategoriesieren. Sollten Ihnen vorhande Bezeichnungen nicht ausreichen, fügen Sie eine “Neue Bezeichnung” ein. So können Sie zum Beispiel zwischen “Abbildungen” und “Graphiken” unterscheiden. Dies wird im Abschnitt über das Grafikverzeichnis noch von Bedeutung sein.

Bestimmen Sie noch die Art der Nummerierung (Word wird diese für alle Abbildungen der Kategorie beibehalten und automatisch aktualisieren) und Überlegen Sie sich einen Text, welcher unter oder über der Abbildung erscheinen soll. In unserem Beispiel, welches Sie bereits aus einem anderen Artikel von uns kennen erscheint nun “Abbildung 1: Beispiel für einen Autotext” unter der Abbildung.

Falls Sie ein Abbildungsverzeichnis wünschen, können Sie dazu ebenso verfahren wie mit dem Inhaltsverzeichnis. Anstelle des Reiters “Inhaltsverzeichnis” wählen Sie den Reiter “Abbildungsverzeichnis” und konfigurieren Sie das Verzeichnis nach Ihren Wünschen. Die Aktualisierung über die Taste “F9″ funktioniert hier analog.

Tipp: Anstelle der fortlaufenden Nummerierung können Sie Word anweisen die Kapitelnummer in die Bezeichnung einfließen zu lassen (Recktsklick auf Grafik->Beschriftung->Nummerierung). So erhält Ihr Leser eventuell einen besseren Überblick.

Oft verwendet man in einem Dokument einen langen Begriff sehr häufig. Man kann sich das Leben erheblich erleichtern, wenn man in MS Word auf das Konzept der Schnellbausteine zurück greift.

In unserem Beispiel wollen wir unsere Firma (mit Rechtsform) möglichst komfortabel verwenden können. Wir schreiben einmal “Schmersow-IT UG (haftungsbeschränkt)” aus und markieren alles. Mit der Tastenkombination ALT + F3 werden wir nun aufgefordert einen Namen für den Baustein zu hinterlegen; wir wählen “s-it”.

Jedesmal, wenn wir fortan unsere Firma (mit der etwas länglichen Rechtsform)  in unserem Dokument verwenden wollen, schreiben wir nur noch “s-it”, drücken F3 und es erscheint die Firma anstelle des Kürzels. So sparen wir uns Zeit und Arbeit.

Anmerkung: Abhängig von der verwendeten Word Version, heißt dieses Funktionalität Schnellbausteine bzw. Autotext.

Das Erstellen und Verwalten eines Inhaltsverzeichnisses ist besonders aufwendig, wenn man Kapitel, oder deren Struktur nachträglich ändert. Deshalb ist es nützlich wenn das Textaverarbeitungsprogramm dies übernimmt. Im Folgenden eine kleine Übersicht wie ein professionelles Inhaltsverzeichnis mit MS Word erstellt werden kann.

Schreiben Sie Ihre Arbeit. Nutzen Sie jedoch Formatvorlagen, um Kapitel und deren Abschnitte hierachisch zu gliedern. Nutzen Sie dazu die Formatvorlagen “Überschrift 1″ bis “Überschrift 9″. Wollen Sie eigene Vorlagen verwenden, achten Sie darauf, dass diese auf dem Vorlagentyp Absatz basiert.

So weiß das Textverarbeitungsprogramm immer welche Absätze, für das Inhaltsverzeichnis zu berücksichtigen sind.

Nach Abschluss der (vorläufigen) Gliederung können Sie das Inhaltsverzeichniss einfügen. Setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis erscheinen soll. Navigieren Sie dazu im Menü auf “Einfügen->Referenz->Index und Verzeichnisse…”. Konfigurieren Sie im Reiter “Inhaltverzeichnis” Ihr Inhaltsverzeichnis. Ändern Sie die Ebenen, wenn Sie die Tiefe der vom Inhaltsverzeichnis berücksichtigten Unterkapitel ändern möchten. Unter Optionen gibt es die Möglichkeit die Reihenfolge der Formatvorlagen zu ändern. Falls Sie bei der Eingabe unsicher sind oder einen Fehler machen, können Sie das Inhaltsverzeichnis einfach wieder löschen (mit dem Cursor makieren und mit der Backspace Taste löschen) und ein Neues einfügen.

Auch das Aktualisieren des Ihnaltsverzeichnisses ist sehr leicht. Nach Änderung in der Gliederung einfach das Inhaltsverzeichnis makieren und mit einem Druck auf die Taste “F9″ eine Aktualisierung bewirken. Sie werden nochmals aufgefordert die Aktualisierung zu bestätigen. Wichtig: So werden nicht nur Änderungen der Gliederung übernommen, sondern so können auch Seitenzahlen aktualisiert werden, falls Texte verändert wurden.

Wenn Sie auf Tastaureingaben verzichten wollen, öffnen Sie “Ansicht->Symbolleisten”. Sobald Sie “Gliederung” mit einem Häckchen versehen haben, können Sie Ebenen über die Symbolleiste verwalten, das Inhaltsverzeichnis mit einem Klick aktualisieren, oder direkt zum Inhaltsverzeichnis springen.

Eine abschließende Bemerkung: Nichtdruckbare Sonderzeichen, Feldfunktionen und die Anzeige von verborgenem Text können dazu führen, dass die Seitenzahlen im Inhaltverzeichnis nicht mit den gedruckten Seitenzahlen übereinstimmen. Schalten Sie deshalb solche Funktionen besser aus, sollten Sie sie nutzen.

Aufzählungen in Word sind sehr leicht zu bewältigen, wenn man wenige Kniffe kennt.

• Beginn der Aufzählung durch “1.” oder “*” gefolgt von einem Leerzeichen und dem Text

• Tabulatortaste um eine Ebene einzurücken, bzw. einen Unterpunkt zu erzeugen

• Shift + Tabulatortaste um eine Ebene nach oben zu kommen, bzw. die Einrückung zu beenden

• Shift + Return um den Zeilenumbruch bei einem Punkt zu erzwingen (damit kann man auch leere Zeilen erzeugen)

• zwei mal Return (Return bei einem leeren Punkt) beendet die Aufzählung, das ist auch möglich durch Löschen des leeren Punktes mit der Backspace Taste